O Departamento de Informação e Documentação (DID) e a Divisão de Arquivo (DIAR) do TCE-PE, representados respectivamente pelas dirigentes Socorro Félix e Clélia Dantas, receberam, no último dia 15, a visita de cinco membros da Comissão de Avaliação de Documentos do Ministério Público de Pernambuco (MPPE). São eles: Bruno Valente (Coordenadoria Ministerial de Administração), Samuel Mendonça (Gabinete do Procurador-Geral de Justiça), Tereza Granjeiro (Coordenadoria Ministerial de Finanças e Contabilidade), Robenilson Barbosa (Coordenadoria Ministerial de Gestão de Pessoas) e Clóvis Ático de Melo (Corregedoria Geral do Ministério Público) - que vieram conhecer a experiência de gestão documental do Tribunal.
Socorro Félix apresentou ao grupo a evolução das atividades realizadas no âmbito do Tribunal, desde a elaboração da Tabela de Temporalidade Documental, em 2009, à perspectiva de modernização da Gestão de Documentos para o biênio 2014-2015, salientando os pontos considerados importantes ao seu desenvolvimento, falando também do estudo criterioso que gerou o projeto de contratação de empresa especializada para organizar o acervo de documentos administrativos da DIAR, em andamento na Casa. Durante a explanação, foram detalhados ainda aspectos fundamentais como o histórico e as etapas necessárias para a implantação da Tabela de Temporalidade (instituída no TCE pela Portaria TC nº 455/2009); a importância do conhecimento da estrutura orgânica e do funcionamento da Instituição; a participação e o envolvimento da Alta Administração e dos vários segmentos; e o alinhamento à Lei de Acesso a Informação – LAI (Lei nº 12.527/2011), fomentando o desenvolvimento da cultura de transparência.
Esta é a segunda vez que membros da Comissão vêm ao Tribunal com o mesmo propósito. No primeiro contato, realizado no ano passado, foram inteirados da atuação gerencial da Divisão de Arquivo. De acordo com as representantes do TCE. “Desde a primeira visita, vimos explicando a eles como efetivamos, desde 2011, a prática de classificação documental em cumprimento à Tabela e o descarte documental oficial nos padrões do Conselho Nacional de Arquivos-CONARQ (Lei nº 8159/1991). Também como capacitamos e orientamos o pessoal dos segmentos na aplicação da Tabela, sobretudo conscientizando sobre a manutenção de um arquivo organizado para preservar os documentos permanentes e facilitar a localização da informação quando necessária”.
“Vocês nos passaram esclarecimentos extremamente importantes e que impulsionarão nossas atividades de Gestão Documental no Ministério daqui pra frente", comentou Bruno Valente. Ao final do encontro, a equipe do MPPE enfatizou os agradecimentos às explicações e respostas de suas dúvidas e as gestoras do TCE se prontificaram em colaborar sobre o tema, sempre que necessário.
Gerência de Jornalismo (GEJO), 29/07/2014
