Dúvidas Frequentes - Prestação de Contas
Prestação de Contas
Quem deve prestar contas?
Nos termos do art. 70, parágrafo único da CF/88, “prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.
Sendo assim, todos todos os órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta de todos os Poderes das esferas Municipais e Estaduais, bem como demais entidades controladas direta e indiretamente pelo Estado e por seus Municípios devem encaminhar Prestação de Contas Anual ao Tribunal, nos termos do artigo 19 da Lei nº 12.600/04 - Lei Orgânica do TCE-PE.
O titular do órgão pode eventualmente delegar a assinatura dos documentos a outro agente da administração?
O envio eletrônico dos documentos pelo e-TCEPE só é viável se cada documento estiver assinado digitalmente pelo usuário com o perfil definido nas resoluções. Caso haja necessidade de outra pessoa assinar os documentos pelo titular, poderá haver a representação para outro agente que possua as características necessárias para assinar o documento, a saber:
a) esteja credenciado no sistema e-TCEPE com o mesmo perfil de quem por ele se fez representar;
b) integre o quadro de pessoal da Administração Pública em questão;
Quanto ao instrumento de procuração, deve:
a) conter o logotipo do ente ou órgão a que se referir a prestação de contas;
b) designar especificamente a responsabilidade ao agente (assinar documentos da prestação de contas) e
c) deve obrigatoriamente ser digitalizado com a assinatura física de quem se fez representar e anexado (upload) como DEMAIS DOCUMENTOS, no formato exigido na resolução e assinado digitalmente pelo representante que assinará os documentos.
Se mais de um responsável se fizer representar, podem ser anexadas outras procurações da mesma forma.
Observe-se que a representação não afasta a responsabilidade do outorgante no tocante à assinatura digital a ser efetivada pelo representante, já que não se pode conceber este ato como destituído de
consequência jurídica, mas que, ao revés, deve traduzir uma chancela daquele a quem o assinante representa, no tocante à autenticidade do respectivo documento, pois o terceiro não está agindo em seu próprio nome, mas em nome do mandante, representando-o.
O que é a Prestação de Contas Anual?
A Prestação de Contas Anual representa o conjunto de documentos, informações e demonstrativos de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial encaminhados anualmente ao Tribunal, de forma a subsidiar a análise acerca da regularidade da gestão dos recursos públicos por um determinado responsável durante o período de um ano. Subdivide-se em Prestação de Contas de Gestão e Prestação de Contas de Governo.
As Prestações de Contas de Gestão são encaminhadas pelos administradores e demais responsáveis por recursos públicos, inclusive Prefeitos, quando atuarem como ordenadores de despesas responsáveis pela gestão de bens, dinheiros e valores públicos durante o exercício financeiro. Já as de Governo são aquelas encaminhadas pelos Prefeitos e pelo Governador, e que permitem avaliar, sob os aspectos técnicos e legais, a regularidade da macrogestão dos recursos públicos a cargo do Chefe do Poder Executivo, em especial as funções de planejamento, organização, direção e controle de políticas públicas.
No caso de Secretarias do Governo que foram fundidas para formar um único órgão, como proceder com relação a prestação de contas? E aquelas secretarias que foram extintas como fazer a prestação de contas?
A Resolução TC nº 11/2014 estabelece em seu art. 2º, §3º, que os responsáveis por órgão ou entidade que estiver em fase pré-operacional, em processo de extinção, liquidação, transformação, fusão, incorporação ou desestatização, permanecem obrigados à apresentação, por meio eletrônico, das prestações de contas anuais até a conclusão do evento.
Sendo assim, os responsáveis por entidade ou órgão extinto em 2014 ou 2015 deverão prestar contas do período de 2014 no qual a unidade encontrava-se ativa ou em processo de extinção ainda não concluído.
Para que a entidade ou órgão consiga prestar contas há de estar com o cadastro atualizado junto ao Sistema de Unidades do TCE-PE, conforme Resolução TC nº 17/2012.
Quanto à portaria que designa o gerenciador do e-TCEPE para cada Órgão, ela poderá ser assinada pelo titular da nova Secretaria, entretanto no corpo da portaria deve ser explicitado que está sendo designado o gerenciador da secretaria que foi extinta/fundida. Em seguida, o gerenciador deverá cadastrar os responsáveis pela unidade extinta/fundida e os responsáveis pelo envio que assinarão os documentos, como usuários da respectiva unidade.
Quais as principais mudanças introduzidas pela nova sistemática de formalização das prestações de contas anuais?
A principal mudança é a adoção de critérios para selecionar, a cada ano, os responsáveis que terão processo de contas anuais de gestão formalizadas para fins de instrução e julgamento. No modelo anterior, todas as prestações de contas de gestão eram formalizadas em processo.
As contas de governo do Chefe do Poder Executivo, por sua vez, serão sempre formalizadas.
A indicação do endereço eletrônico onde a prestação de contas ficou disponibilizada é exigida dentre os documentos a serem enviados ao TCE. Posso informar que será o site do próprio Tribunal?
Não. O documento "Declaração do endereço eletrônico de acesso público no qual a prestação de contas está disponível" é exigível e o endereço a ser informado é o endereço eletrônico em que o jurisdicionado disponibiliza suas prestações de contas bem como os demais instrumentos de transparência da gestão fiscal, conforme estabelecido no art. 48 da Lei de Responsabilidade Fiscal - LRF.
Como o Tribunal irá selecionar as contas que serão formalizadas para fins de instrução e julgamento?
A seleção das unidades jurisdicionadas cujos responsáveis terão processo de Prestação de Contas de Gestão formalizado para fins de instrução e julgamento pautar-se-á nos critérios técnicos de seletividade contidos em Matriz de Risco do TCE-PE, bem como em fatos ou informações de que o TCE tome ciência e sejam considerados relevantes para o exercício do controle externo.
Além da seleção por meio dos critérios que visam sobretudo analisar o potencial de risco, a Resolução n° 04/2014 estabeleceu que:
Todas as unidades jurisdicionadas do Poder Executivo, estadual ou municipal, terão processo de Prestação de Contas de Gestão formalizado em pelo menos um dos quatro anos do mandato do Prefeito ou Governador.
Todas as unidades jurisdicionadas do Poder Legislativo municipal terão pelo menos um processo de Prestação de Contas de Gestão formalizado em pelo menos um dos dois anos do mandato do Presidente da Câmara.
As Prestações de Contas de Gestão relativas à Assembleia Legislativa, ao Tribunal de Contas, ao Tribunal de Justiça e ao Ministério Público Estadual, em razão da relevância institucional, terão processo de Prestações de Contas de Gestão formalizado anualmente.
O que é uma prestação de contas agregada?
De acordo com o artigo 7º da Resolução TC nº 11/2014 as prestações de contas são agregadas quando envolver mais de uma unidade gestora, com os documentos de cada unidade. O parágrafo 4º do citado artigo esclarece melhor a situação:
§ 4º Nas prestações de contas agregadas, os documentos devem ser apresentados e inseridos no e-TCE por cada unidade gestora envolvida, cabendo à unidade gestora agregadora a responsabilidade pelo regular envio de toda a documentação inserida pelas unidades envolvidas.
Resumindo: no caso do fundo municipal de saúde (exceto Recife) estar agregado à prefeitura, significa que o gestor do Fundo Municipal de Saúde deve prestar as contas do respectivo fundo no sistema e-TCE, com a documentação prevista na Resolução 19/2014. Por fim, a Prefeitura só poderá enviar sua prestação de contas (da prefeitura), se a prestação de contas do fundo municipal estiver alimentada no sistema, ou seja, a prefeitura só presta contas se o FMS tiver prestado contas.
O que é matriz de risco?
Instrumento adotado pelo TCE-PE, visando a subsidiar o planejamento das ações de controle externo por meio da mensuração sistematizada do grau de risco dos órgãos e entidades jurisdicionados. A matriz contribui para a avaliação do potencial de risco e para a escolha dos instrumentos e procedimentos de controle adequados, visando a um controle externo mais efetivo sobre as contas dos gestores públicos dos Municípios e do Estado de Pernambuco.
No caso da Prestação de Contas ser organizada de maneira agregada, no termos do Art. 7º, III, da Resolução nº 11/2014, cada Unidade Jurisdicionada (UJ) deve designar um gerenciador do Sistema ou basta que a UG agregadora o faça?
Cada UG deverá designar um gerenciador que efetuará o cadastro dos usuários da respectiva UJ. No entanto, esses gerenciadores poderão ser a mesma pessoa. Para isso, deverão ser publicadas as portarias de “designação do gerenciador do sistema e-TCEPE” pelos respectivos gestores/titulares.
Como saber quais as unidades gestoras que terão as contas anuais selecionadas para fins de instrução e julgamento?
A relação das unidades gestoras que terão as contas anuais selecionadas para fins de instrução e julgamento será publicada através de resolução do TCE-PE, após o encerramento do prazo estabelecido para entrega das Prestações de Contas.
Como deve ser a prestação de contas de Fundo Municipal?
1. Em se tratando de Fundos de Previdência, deverão prestar contas de forma individualizada com os documentos do Grupo Regime Previdenciário Próprio, conforme a Resolução TC nº 19/2014;
2. Os Fundos que estiverem listados na mencionada resolução, anexos I e II, deverão prestar contas com os documentos relacionados para o grupo "Fundos Especiais" - Grupo 6.
3. Os demais Fundos Municipais (não discriminados nos anexos I e II da Resolução TC nº 19/2014) terão suas informações consolidadas com a prestação de contas da respectiva prefeitura ou secretaria (para fundos da Cidade do Recife) a que estão vinculados.
ATENÇÃO: Em se tratando de prestação de contas de Prefeito Municipal (Resolução TC nº 18/2014) todos os dados sobre a execução orçamentária, financeira e patrimonial do município devem ser consolidados. Isto implica a consolidação dos dados de todas as unidades gestoras existentes no município (inclusive Poder Legislativo, fundos municipais, autarquias, fundações etc).
O Tribunal deixará de fiscalizar os órgãos e entidades que, inicialmente, não tiverem suas contas formalizadas para fins de instrução e julgamento?
Não. Além das contas anuais de governo, o TCE-PE possui outros instrumentos de controle, tais como: auditorias especiais, auditorias de acompanhamento, analises de denúncias e representações, exame dos atos de admissão de pessoal, de aposentadoria, reforma e pensão, bem como a análise de editais de licitação e de concurso.
Portanto, os responsáveis e unidades jurisdicionadas podem ser fiscalizados por meio de vários procedimentos. O planejamento das atividades de controle externo deverá considerar o potencial de risco, a relevância da matéria e os instrumentos de fiscalização existentes.
Ademais, as contas inicialmente não selecionadas para fins de instrução e julgamento permanecerão devidamente custodiadas no TCE, podendo ser utilizadas como subsídio nas ações de fiscalização, para fins de instrução de processos existentes no Tribunal ou para, posterior, formalização de processo de Contas de Gestão, caso tenha ciência de fatos ou informações que justifiquem a abertura do processo.
Todos os Secretários de uma determinada Prefeitura devem prestar contas de gestão e como tal, devem ter certificado digital e estarem cadastrados no E-TCEPE?
No caso de Recife: No anexo I da Resolução TC nº 19/2014, publicada em 07/11/14 do DOE Eletrônico do TCE/PE, há a relação de cada Secretaria que deve prestar contas. Para isso, elas encontram-se, cada uma, na condição de UG, de modo que cada secretário deve ter certificado digital e estar cadastrado no sistema e-TCE. Deve prestar contas de sua Secretaria utilizando o e-TCE.
Para o grupo das demais Prefeituras Municipais: Não há prestações de contas de Secretarias, nem há UGs cadastradas junto ao Tribunal para isso. Há a prestação de contas de uma única UG: prefeitura (Contas de Gestão), que contempla as unidades orçamentárias das Secretarias, mas cuja responsabilidade da prestação de contas ao TCE por meio o e-TCE é do prefeito. Este deve ter certificado digital e estar cadastrado no sistema.
Como obter o recibo de entrega da Prestação de Contas?
No que diz respeito às Prestações de Contas do exercício de 2013, além do protocolo mecânico recebido no momento da entrega dos documentos da Prestação de Contas junto ao TCE-PE, os responsáveis das unidades jurisdicionadas podem obter o recibo de entrega clicando aqui.
Para as Prestações de Contas a partir do exercício de 2014, que serão entregues através do Sistema e-TCEPE, o recibo de entrega será gerado pelo próprio sistema. Para mais informações acesse as informações na página de Processos.
Onde é possível visualizar se a prestação de contas dos fundos já foi elaborada para que seja possível o envio da prestação da prefeitura?
Ao clicar no botão Enviar Prestação de Contas, aparecerá uma lista de pendências. Caso o fundo ainda não tenha enviado a sua PC o nome do Fundo será listado.
Se todos os Fundos agregados à Prefeitura já tiverem enviado previamente a prestação de contas e não houver pendências, a mensagem será de prestação de contas enviada com sucesso.
A prestação de contas de Fundo Municipal de Saúde é agregada com a Prefeitura, consolidada com a Prefeitura ou individual?
Se se tratar do FMS de Recife, a prestação de contas é agregada com a Secretaria de Saúde. Se o FMS é de outro município, deve-se verificar se o referido fundo está na relação do anexo II da Resolução TC nº 19/2014. Em caso positivo (consta na relação do anexo II) deve prestar contas de forma agregada com a prefeitura. Se o FMS não estiver na relação do anexo II, então a prefeitura deve consolidar o FMS na sua prestação de contas.
A prestação de contas da administração indireta do Poder Executivo municipal será individualizada?
Em relação à Administração Indireta do Poder Executivo municipal, a Prestação de Contas é individualizada para as UGs: autarquias,fundações, Empresas Públicas, Sociedades de Economia Mista, e Regimes Próprios de Previdência. Tanto para o Recife, quanto para os demais municípios.
No caso de haver mais de um gestor durante o exercício, tenho que enviar duas prestações de contas?
Não. No entanto, existindo mais de um responsável por atos de gestão num exercício, para o mesmo tipo de responsabilidade, todos devem ser cadastrados. Os respectivos períodos de atuação devem ser informados na prestação de contas.
Caso haja mudança na gestão, além dos responsáveis do exercício, os novos responsáveis pela elaboração dos documentos e envio da prestação de contas, deverão ser incluídos no cadastro de usuários para que tenham acesso ao sistema.
Na Prestação de Contas Municipal é necessário o envio da conciliação bancária?
Depende.
A conciliação bancária consiste na comparação entre o saldo do extrato do banco e o saldo da contabilidade.
Se há divergência entre os saldos, por exemplo, um cheque que foi lançado pela contabilidade, mas não foi compensado pelo banco, há necessidade de ajuste na contabilidade, de modo que seu saldo seja igual ao do extrato bancário.
Assim:
- se a conciliação bancária do último dia do ano (31/12/2014) demonstrou que não havia lançamentos para ajustar, não há necessidade de apresentar a conciliação na prestação de contas. Deve-se enviar o extrato bancário e
demonstrativo contábil com lançamentos do último dia do exercício;
- se a conciliação bancária do último dia do ano (31/12/2014) demonstrou que havia lançamentos para ajuste, deve ser encaminhada a conciliação bancária e o extrato bancário.
